毫不奇怪,医疗实践通常与内部控制作斗争. 因为很多内科医生都是一两个医生的小手术, 他们通常由一个人负责多项任务. 前台的工作人员也可能是负责登记和检查病人的员工, 发布付款和处理账单. 对于这些实践,自然发生的内部控制很少到位. 好消息是,医生可以采取一些简单的行动,这将产生很大的影响.
现在实施内科实践内部控制
这里有六种常见的内部控制,你现在可以付诸实施,这将对你的收入周期产生积极的影响.
1. 独立的财务和会计职责.
如果你的财务和会计职责交织在一起, 你并不孤单, 但这些角色应该分开. 换句话说, 接受付款的人不应该是准备银行存款或进行银行存款的人. 以共同支付为例,将其纳入实践管理系统, 然后让邮政人员将其应用于付款. 在内部控制过程中,将财务职能与会计职能分开是一个简单的步骤.
2. 每天将你的银行存款与你的执业管理系统核对.
防止贪污, 每天将你的银行存款与你的实践管理系统总数核对. 如果你的前台服务员说他们有一天收了50美元现金, 确保当天的50美元已经入账并记录在实践管理系统中. 从长远来看,日常的检查和平衡将防止更大的问题.
3. 每月核对你的银行账户.
除了每天的对账, 最好的做法是每月核对一下你的银行账户. 在跟踪电子资金转帐(eft)时,每月对账尤为重要。. 例如, 如果在银行存款核对后收到EFT, 您的账单团队可能会错过发布它. 只要你有一个可靠的流程,一开始没有被发现的保险支付可以被纠正. 在你的团队中进行清晰的沟通将使你能够稍后返回并发布付款, 问题在成为问题之前就被解决了.
4. 注意零用现金.
人们从诊所偷钱最常见的一种方式就是偷零用现金, 因为几乎没有适当的控制措施来防止它. 许多办公室在前台存放零用现金,以备不时之需, 但是,当员工花这些钱时,收据往往会丢失. 尽管金额可能很小,但随着时间的推移,它们会累积起来,花费比你想象的要多. 建立一个系统来说明你的零用现金支出, 确保你知道谁是负责任的员工. 无论是通过背景调查还是其他内部控制, 关注那些为你理财的人是很重要的.
5. 进行背景调查.
背景调查对所有实践都是一个好主意, 但对于处理大笔现金的业务来说,它们是必备的. 至少, 确保对任何被指定处理大笔资金的员工进行背景调查. 例如, 进行LASIK手术的眼科诊所, 白内障, 或者其他现金支付手术会想要确保员工之间的联系. 对合适的员工进行背景调查将会带来丰厚的回报.
6. 对支票签名实施内部控制.
在实践中要问的另一个关键问题是谁在签支票. 你只有一个人签支票,还是有不止一个人? 不管是谁,确保你认识他们,熟悉他们的签名. 一个简单的签名检查可以在很大程度上防止欺诈.
Summary
对于很多医生来说, 利用内部控制来保护你的收入周期可能是一个挑战. 然而, 通过实施几个简单的步骤, 你可以帮助确保你不会失去你带来的钱. 现在就花点时间实施常见的内部控制来保护你的收入.
凯瑟琳Rennick 是LBMC医师业务解决方案总监.